帳票作成ツール導入事例

 

関東エリアのトラック輸送や倉庫／モータープール事業を軸として、お客さまのマーチャンダイジングやサプライチェーン、商品魅力向上までを支える南総通運さん。今回は、日々の業務の中でxReport（クロスレポート）をどのように活用されているのか、社内のDX推進を担う管理部情報システムの田中課長とご担当の刈込さんにお話を伺いました。

管理部情報システム課は、普段どのようなお仕事をされている部署でしょうか？

南総通運は1942年に創業し、千葉県の拠点を中心に事業を行っています。『地域社会と共存共栄し、お客様から信頼を得る 』、『 物流を通じて社会生活を豊かにする 』という企業理念のもと、輸送や倉庫などのトータルロジスティクス事業を中心に、地域密着型で展開しています。

管理部情報システム課の業務の中心は、販売・会計をはじめとした業務系システムの運用管理です。直近では、インボイス制度や電子帳簿保存法の対応などに対しシステム観点でサポートを行いました。

また、他部門がシステム導入する際のアドバイスや取引先とのシステム連携を行う際に必要となるシステム要件の確認など、プロジェクトのパイプ役として、各所と連携を計りながら円滑に進むようサポートしています。

今回のxReportにつながりますが、手作業でやっている業務は業務効率が悪いので改善したいというような他部門の要望に対して、こんなソリューションであれば解決できるのでは？と、一緒になって課題解決していく役割です。

どうしてxReportの導入を検討されたのですか？

現在は、ＥＲＰパッケージシステムを利用した基幹システムとＷＭＳパッケージを利用した在庫管理システム、クラウド上でexcelファイル等が管理・共有できるノーコードツールを現在導入しています。

並行で使用している理由は、すでにexcelでやっているものをシステムに乗せ換えると、処理の仕方が変わり、生産性が落ちるからです。そのため、一部の業務はノーコードツールを活用し補完しています。各倉庫と事務所も点在しているので、クラウド上で管理できるという点は大変助かっています。帳表作成は、多種多様に及ぶためexcelで対応していました。

xReportの導入前は、
帳票作成時にはピボットテーブルやコピー＆ペーストなどを駆使して何工程も手作業でやらないと帳票が完成せず手間がかかっていました。

また、日々、多くの協力会社と取引があるため、業務運用で手間がかかっていたこともあり、それらの改善を図るためプログラム化する必要があると課題認識しておりました。

その課題解決の糸口として、パッケージシステムに組み込まず、解決できる外部ツールがないか、東京ビッグサイトなどで行っている物流関連や業務支援関連の展示会にいったりして情報収集している中で、xReportを知りました。


 
管理部情報システム田中課長

xReportの導入の決め手は？

xReportの導入の決め手は、大きく3つありました。

1点目は、今使っているexcelファイル、例えば、精算書のexcelファイルを書式としてテンプレート化・設定できる点です。パラメーターの設定もexcelファイル上で行うので、excelの操作ができる人であれば使いこなせるのも大変魅力的でした。
だから、運用手順自体を変えずに、手作業から自動化に移行できることが決め手でした。

2点目は、プログラムを組む必要がないノーコードであり使いやすい点です。xReportでは、アウトプットしたい帳票テンプレートにパラメーターをセットするだけと簡単に操作ができました。帳票テンプレートを定義した人以外もメンテナンスを行う事ができるため、属人化の防止につながる事です。

3点目はコスト面の安さです。例えば、他のツールなどの場合、アカウント単位などで課金されたりしますが、xReportの場合は、一度購入するだけで、それ以降はコストが発生しません。

これほど設定が簡単なツールはxReportだけだと感じています。

xReportを導入してどのような効果がありましたか？

今までexcelを使い手作業で作っていた帳票類が自動化され大幅に業務が改善できたことです。

例えば、請求書を発行する場合においては、xReport導入前は、複数の得意先がありますが、その先ごとにexcelで、一つひとつ取引履歴を手入力しながら請求書を作っていましたが、xReport導入後は、ボタン一つで出力されるように業務効率が格段に改善されました。

xReportを具体的にどのようにお使いですか？

市販のERPパッケージシステムやWMS（倉庫管理システム）から出力される定型帳票では、対応しきれないため、xReportで各荷主が要求する帳票や、現場の業務に沿った帳票にも対応できました。

ERPパッケージシステムでは、車両別・ドライバーの管理表や荷主別の指定請求書など、運送業界特有の帳票をxReportで出力しています。

倉庫業務では、パレット札、ピッキングリスト、在庫一覧、配送リスト、納品書／受領書、支払請求書等の作成で使用しています。

さらに、経理部門でも経費の会計システムに登録するために、事業部別に按分した仕訳データを作成していますが、これもxReportを使用して自動化しています。この場ではお伝えしきれないほど社内で浸透しています。

xReportを今後、どのように活用していきたいですか？

xReportは、ひとつのデータで業務に沿った帳票を出力できるので大変便利です。

導入当初はスモールスタートで、本社でのみxReportを使用していましたが、色々な改善をきっかけに各拠点へも利用が浸透し、xReportのライセンス数も年々、増えています。

運用にあたっては、xReportを中心に、それを利用するためにどのように入力用のデータをデータベース化しておくかが重要と感じています。

『こういう風に、しっかりとデータを入れておいてくれれば、後が楽だよ。』と、社内メンバーへ運用を徹底させながら、xReportを活用できる場を整えています。



最後になりますが、ほんと、xReportは使っていると面白いんです。1ヵ月に1個くらい帳票を作っていきたいと思います。まだまだ、Excelで作成している帳票が多いため、xReportで自動化をどんどん進めて属人化からの脱却を目指していきたいと考えています。